Kalo, rastep, kvar i lom u trgovini – što poduzetnici trebaju znati

Kalo, rastep, kvar i lom najčešće se povezuju s ugostiteljstvom, ali se u praksi pojavljuju i u trgovini, skladištima, butikima, maloprodaji, veleprodaji i drugim djelatnostima koje posluju s robom.

Svaki poduzetnik koji vodi robne zalihe može se susresti s manjkom robe. Taj manjak može nastati zbog prirodnih svojstava proizvoda, rukovanja robom, prijevoza, skladištenja, oštećenja, isteka roka trajanja ili drugih okolnosti koje se događaju tijekom redovnog poslovanja.

Kod trgovaca je posebno važno razlikovati stvarni i dokumentirani manjak od neevidentiranog manjka robe. Drugim riječima, nije isto ako je roba pravilno otpisana zapisnikom ili ako se manjak pojavi tek na inventuri bez jasnog objašnjenja. Papir trpi svašta, ali Porezna ipak voli kad papir zna što govori.

Što znače kalo, rastep, kvar i lom?

Kalo je gubitak na težini ili količini robe koji nastaje zbog prirodnih procesa, primjerice isušivanja, hlapljenja, topljenja, smrzavanja ili kvarenja robe.

Rastep nastaje kod manipulacije robom, pretovara, prijevoza, premještanja ili drugih postupaka kod kojih se dio robe može rasuti, razliti ili izgubiti.

Kvar nastaje kada roba izgubi svoja uporabna svojstva zbog prirodnih procesa, mikroorganizama, proteka roka trajanja ili neodgovarajućih uvjeta čuvanja.

Lom nastaje kada se roba fizički ošteti, razbije ili polomi tijekom rukovanja, skladištenja, prijevoza ili prodaje.

U trgovini se takvi slučajevi mogu pojaviti kod prehrambenih proizvoda, pića, kozmetike, kemikalija, građevinskog materijala, stakla, keramike, tekstila, obuće, igračaka, kućanskih aparata i druge robe.

Primjeri iz prakse

U trgovini prehrambenom robom manjak može nastati zbog kvarenja proizvoda, isteka roka trajanja, oštećene ambalaže, razlijevanja ili rasipanja.

U butiku se manjak može pojaviti zbog oštećene odjeće, obuće ili tekstilne robe, zaprljanja artikala, neupotrebljive robe nakon reklamacije ili oštećenja nastalog tijekom rukovanja.

U trgovini građevinskim materijalom mogu se pojaviti lom, rasipanje ili oštećenje robe prilikom prijevoza, skladištenja ili manipulacije.

U trgovini posuđem, staklom, keramikom ili sličnom lomljivom robom najčešći problem je fizičko oštećenje robe.

Kod svih ovih slučajeva ključno je da se manjak robe pravilno evidentira i dokumentira.

Kako se manjak robe treba evidentirati?

Manjak se može utvrditi neposredno nakon nastanka, redovitim popisom robe ili u rokovima koji su određeni internim aktom poduzetnika. O utvrđenom manjku potrebno je sastaviti zapisnik ili drugi odgovarajući dokument iz kojeg je jasno vidljivo što se dogodilo, koja roba se otpisuje, u kojoj količini i iz kojeg razloga.

Zapisnik bi u praksi trebao sadržavati barem:

• datum nastanka ili utvrđivanja manjka,
• naziv robe,
• količinu robe koja se otpisuje,
• razlog otpisa,
• vrijednost robe,
• potpis odgovorne osobe ili komisije,
• napomenu radi li se o kalu, rastepu, kvaru, lomu, isteku roka ili drugoj osnovi otpisa.

Uredna evidencija važna je zbog zaliha, inventure, računovodstva i poreznog tretmana manjka.

Porezni tretman manjka

Dopušteni manjak robe u trgovini do propisanih stopa u pravilu ne podliježe oporezivanju. Međutim, ako je manjak veći od dopuštenih stopa, razlika iznad dopuštenog manjka može imati porezne posljedice.

Kod obveznika PDV-a takav prekomjerni manjak može se tretirati kao oporeziv manjak, odnosno na njega se može obračunati PDV. Zato nije dovoljno samo smanjiti stanje robe u programu. Potrebno je imati urednu dokumentaciju koja objašnjava zašto je roba otpisana.

Ako je riječ o manjku nastalom zbog više sile, primjerice požara, poplave, potresa ili provalne krađe, takav se manjak utvrđuje na temelju odgovarajuće dokumentacije nadležnog tijela.

Što je važno za trgovce, butike i ostale djelatnosti?

Za trgovce, butike i druge poduzetnike koji vode robne zalihe najvažnije je da imaju urednu evidenciju robe, redovite inventure i jasne zapisnike o otpisu robe.

Posebno treba paziti da se otpis robe ne koristi kao zamjena za neevidentiranu prodaju ili nepravilno vođenje skladišta. Kalo, rastep, kvar i lom služe za stvarne i opravdane manjkove robe, a ne za “nestalo je, valjda se snašlo” evidenciju.

Dobro vođen program za zalihe može pomoći jer omogućuje praćenje ulaza i izlaza robe, stanje skladišta, inventure i evidentiranje otpisa robe. Time poduzetnik ima bolju kontrolu nad poslovanjem i jasniju dokumentaciju ako dođe do kontrole ili potrebe za računovodstvenom obradom manjka.

Zaključak

Kalo, rastep, kvar i lom nisu tema samo za ugostitelje. Svaka djelatnost koja vodi robne zalihe može imati manjak robe koji treba pravilno evidentirati.

Najvažnije je znati razlog manjka, pravilno ga dokumentirati i uskladiti evidenciju robe sa stvarnim stanjem. Uredni zapisnici, redovite inventure i pravilno vođene zalihe najbolja su zaštita od kasnijih problema u knjigovodstvu, poreznom tretmanu i kontroli poslovanja.

Zakonska podloga

Prema pravilima o PDV-u, manjkovi dobara za koje se ne tereti odgovorna osoba u pravilu se smatraju izuzimanjem dobara u neposlovne svrhe i podliježu oporezivanju, osim kala, rastepa, kvara i loma do visine utvrđene odlukom nadležne komore te manjkova nastalih djelovanjem više sile.

 

Ako je utvrđeni manjak veći od dopuštenih stopa propisanih odlukom, razlika iznad dopuštenog manjka može imati porezne posljedice. Kod obveznika PDV-a takav se nedopušteni manjak u pravilu tretira kao oporeziv manjak, odnosno na njega se može obračunati PDV, dok se dopušteni manjak do propisane visine ne oporezuje. Manjak iznad propisanih stopa može se priznati samo u posebnim slučajevima, primjerice ako postoji odgovarajuća dokumentacija nadležnih tijela ili pravnih osoba o količini i vrsti robe dane na zbrinjavanje ili uništenje.

 

Ako se inventurom utvrdi višak robe, on se ne tretira kao kalo, rastep, kvar ili lom, nego se evidentira kao povećanje stanja zaliha. U poslovnim knjigama višak se najčešće evidentira po nabavnoj ili procijenjenoj vrijednosti, ovisno o dostupnoj dokumentaciji i računovodstvenom postupku poduzetnika.

 

Zbog toga je važno da svaki ugostitelj ima uredno vođene zalihe, normative i zapisnike, jer se samo pravilno utvrđen i dokumentiran manjak može ispravno porezno i računovodstveno obraditi. Dopuštene stope za ugostiteljstvo propisane su Odlukom o dopuštenoj visini kala, rastepa, kvara i loma u ugostiteljstvu.

Službenu odluku možete pogledati na stranici Narodnih novina:

Odluka o dopuštenoj visini kala, rastepa, kvara i loma u trgovini – Narodne novine